En API-integration är värd exakt så mycket som den manuella tid den tar bort, plus värdet av färre fel. Räknar du timmar per vecka som idag läggs på att flytta data för hand, gångrar med en timkostnad och jämför med vad integrationen kostar, ser du snabbt om den lönar sig. I många fall betalar en integration tillbaka sig på några månader och fortsätter sedan spara tid varje vecka.

Vad är en API-integration, kort sagt?

API står för "application programming interface" och är ett sätt för två program att prata med varandra automatiskt. En integration är själva kopplingen du bygger mellan dem. I praktiken betyder det att information som idag flyttas manuellt – en order, en kund, en faktura – i stället skickas över av sig själv mellan systemen. Liknelse: i stället för att bära varje hink vatten för hand drar du en slang mellan brunnen och tanken.

Var ligger värdet egentligen?

På tre ställen, och alla går att räkna på:

  • Sparad tid: ingen sitter och kopierar uppgifter mellan system längre.
  • Färre fel: manuell inmatning ger fel ibland, och fel kostar tid att hitta och rätta – ibland även pengar (fel order, fel faktura).
  • Snabbhet och nöjdare kunder: saker händer direkt i stället för "när någon hinner", vilket ofta ger bättre service.

Den lättaste att sätta siffror på är sparad tid, så vi börjar där.

Räkneexempel: en webbutik och ett bokföringssystem

Säg att ett företag idag manuellt för över varje order från webbutiken till bokföringssystemet. Vi använder enkla, försiktiga antaganden:

  • 50 ordrar i veckan.
  • 3 minuter per order att föra över för hand och stämma av.
  • Det blir 150 minuter i veckan = 2,5 timmar.
  • Räknat på en intern timkostnad på 400 kr blir det 1 000 kr i veckan.

Per år: 2,5 timmar × cirka 50 arbetsveckor = 125 timmar, vilket motsvarar runt 50 000 kr om året – bara i ren handpåläggning. Och då har vi inte räknat in tiden att rätta felinmatningar.

Hur snabbt betalar integrationen tillbaka sig?

Säg att en sådan integration kostar 25 000 kr att bygga (en engångskostnad, siffran varierar med hur krångliga systemen är). Med 50 000 kr sparat per år är integrationen återbetald på ungefär ett halvår. Efter det fortsätter den spara cirka 50 000 kr om året, år efter år, med liten löpande kostnad.

Det här är poängen med att räkna: en kostnad som först ser ut som en utgift visar sig vara en investering som ger tillbaka pengar varje månad efter återbetalningspunkten.

Hur räknar jag på mitt eget fall?

Använd den här enkla formeln. Skriv ner dina egna siffror:

  • Steg 1: Hur många gånger i veckan gör någon den manuella uppgiften? (antal)
  • Steg 2: Hur lång tid tar varje gång? (minuter)
  • Steg 3: Multiplicera ihop och dela med 60 = sparade timmar per vecka.
  • Steg 4: Gångra med din timkostnad = sparade kronor per vecka.
  • Steg 5: Gångra med cirka 50 = sparat per år.
  • Steg 6: Dela integrationens engångskostnad med årsbesparingen = hur många år (eller månader) till återbetalning.

Är återbetalningstiden under ett år är det nästan alltid värt att titta närmare på. Är den under tre månader är det oftast en självklarhet.

Vad mer än tid bör jag väga in?

Några saker som gör värdet ännu högre men är svårare att sätta exakt siffra på: minskad risk för dyra fel, att personal slipper trist rutinarbete och kan göra annat, och att verksamheten blir mindre sårbar om en viss person är sjuk eller slutar. Väg också in en liten löpande kostnad för drift och underhåll av integrationen – den brukar vara liten jämfört med besparingen, men den finns.

När är det inte värt det?

Var ärlig i kalkylen. Om uppgiften görs sällan, tar någon minut och nästan aldrig blir fel, kan den manuella vägen vara billigare än att bygga och underhålla en integration. Det är just därför du räknar först. En bra partner ska säga till dig om en integration inte lönar sig – inte sälja den ändå.

Vill du veta om en integration lönar sig för dig?

På ZORC bygger vi API-integrationer mellan de system svenska företag faktiskt använder – webbutiker, bokföring, affärssystem, CRM och fler. Vi hjälper dig först att räkna på om det lönar sig, ärligt, och bygger bara om siffrorna håller. Hör av dig med vilka system du flyttar data mellan idag, så gör vi ett enkelt räkneexempel på just din situation.