Kort svar: välj standard (HubSpot, Salesforce, Pipedrive) om du vill komma igång snabbt, har vanliga säljbehov och färre än ett tiotal användare. Välj eget CRM när licenskostnaden blir hög, när du tvingas anpassa hela ditt arbetssätt efter verktyget, eller när själva sättet du hanterar kunder på är en del av din affärsmodell. Nedan får du gränserna, siffrorna och en checklista.
Vad är skillnaden mellan ett CRM-standardsystem och ett eget?
CRM står för Customer Relationship Management – ett system där du samlar kunder, kontakter, affärer och historik på ett ställe. Ett standardsystem är en färdig produkt du hyr per månad och användare, till exempel HubSpot eller Salesforce. Du får massor av funktioner direkt, men du anpassar dig efter hur verktyget är byggt.
Ett eget CRM är ett system som byggs utifrån just ditt företags arbetssätt. Du äger koden och databasen, betalar inga licenser per användare och bestämmer själv exakt hur det fungerar. Priset är att någon måste bygga och underhålla det.
När lönar det sig att fortsätta med standard?
För de allra flesta företag är standard rätt val. Det gäller dig om:
Du har vanliga säljbehov: leads, pipeline, uppföljning, offerter.
Ni är ett mindre team – grovt sett upp till 10–15 säljare.
Du vill vara igång inom dagar, inte månader.
Du inte vill ha ansvar för drift, säkerhet och uppdateringar.
Ett standardsystem är som en hyrlägenhet: inflyttningsklar, men du får inte slå ut väggarna hur du vill.
När börjar eget CRM löna sig?
Kalkylen vänder oftast när en eller flera av dessa stämmer:
Licenskostnaden skenar. Salesforce och HubSpot tar betalt per användare och månad. Med många användare och dyrare paket landar årskostnaden snabbt på sexsiffriga belopp. Då kan en egen byggkostnad betala sig på några år.
Du tvingas anpassa arbetssättet efter verktyget. Om ni lägger tid på att kringgå systemet snarare än att jobba i det, jobbar verktyget emot er.
Ditt arbetssätt är en konkurrensfördel. Har ni en unik process – en speciell offertlogik, en bransch-specifik kundresa – vill ni inte tvinga in den i en mall alla konkurrenter också använder.
Du behöver djup integration. När CRM:et ska prata tätt med ert affärssystem, er e-handel och era egna verktyg blir ett eget system ofta enklare i längden.
Tumregel: så länge standardsystemet kostar mindre än vad ett eget skulle kosta att bygga och driva – och du kan jobba effektivt i det – stanna kvar. När båda dessa villkor vänder, börja räkna på eget.
Vad kostar de olika vägarna?
Grova spann, för att ge en känsla – inte exakta offerter:
Standard CRM: från några hundralappar per användare och månad. Billigt att börja, men kostnaden växer linjärt med antalet användare och funktioner.
Eget CRM: en engångskostnad för att bygga (beror helt på omfattning) plus löpande drift och underhåll. Ingen licens per användare – kostnaden växer inte automatiskt när teamet växer.
Den viktiga insikten: standard har låg startkostnad men stigande löpande kostnad. Eget har högre startkostnad men platt löpande kostnad. Ju fler användare och ju längre tidshorisont, desto mer talar för eget.
Checklista: bygg eget om du svarar ja på flera
Betalar ni redan mycket i CRM-licenser, och växer teamet?
Kringgår ni systemet istället för att jobba i det?
Är er kundprocess unik och en faktisk konkurrensfördel?
Behöver CRM:et integreras tätt med era andra system?
Vill ni äga data och funktioner fullt ut, utan att vara låsta till en leverantör?
Svarar du ja på ett eller två – fundera. Svarar du ja på tre eller fler – då är eget CRM värt en seriös kalkyl.
Hur tänker ZORC kring det här?
På ZORC börjar vi alltid med din faktiska situation, inte med en produkt vi vill sälja. Ofta är svaret att ett standardsystem räcker, och då säger vi det. Men när siffrorna och arbetssättet pekar mot eget bygger vi ett CRM som passar precis hur ni jobbar – och som ni äger själva.
Är du osäker på vilken väg som lönar sig för just er? Hör av dig till ZORC, så går vi igenom era användare, kostnader och processer och räknar på det tillsammans – helt utan säljsnack.
